Sérgio Lopes (*)
A análise e balanceamento da estrutura
organizacional é um instrumento de gestão empresarial que permite conhecer a
carga de trabalho de um colaborador e a distribuição da carga de trabalho total
de um setor entre os seus
colaboradores, de modo que, a partir da carga conhecida, pode-se efetuar
estudos e análises que conduzam a uma melhor distribuição desta carga, entre os
colaboradores e entre os próprios setores da Organização, objetivando-se obter
uma estrutura organizacional otimizada e coerente com seu plano de negócios e
que seja, ao mesmo tempo, equilibrada, harmônica e eficaz.
Dentre vários objetivos da análise e balanceamento da estrutura
organizacional, podemos destacar:
· Identificar a existência de ociosidades ou
sobrecargas de tarefas pelos colaboradores das diversas áreas organizadas da empresa,
· Dimensionar o quadro de pessoal de cada área
interna conforme a carga de trabalho do mesmo,
· Distribuir de forma balanceada, entre as áreas
da empresa, as tarefas a serem realizadas pelas mesmas, relacionadas aos
processos de trabalho com as quais tais áreas estão envolvidas,
· Subsidiar a elaboração de descrições de
cargos e definições das atribuições funcionais dos colaboradores lotados nas
diversas áreas internas da empresa.
METODOLOGIA
Para sua consecução
aplicamos a seguinte metodologia:
Etapa 1 :
Planejamento do Trabalho
- Nesta etapa
são definidos o escopo e a amplitude do trabalho; adequados e ajustados os
formulários a serem utilizados nos levantamentos de dados e elaborado o
cronograma previsto para consecução das demais etapas do trabalho.
Etapa 2 : Levantamento das atividades
- Etapa na qual são efetuados os
levantamentos detalhados de atividades e tarefas realizadas
individualmente por todos os
funcionários, inclusive as chefias, segundo suas freqüências, forma de
execução, equipamentos utilizados e demais características relevantes.
Etapa 3 : Análise das atividades identificadas
- Destinada a análise de todos os dados levantados, verificando sua consistência e pertinência ao estudo, cotejando-os contra as atribuições organizacionais, as especificidades dos cargos e com a efetiva utilização dos produtos gerados pelas atividades e tarefas executadas.
Etapa 4 : Avaliação e Recomendações
- Etapa reservada para avaliar os resultados obtidos, geralmente em conjunto com a Diretoria da Empresa ou com um Comitê por ela designado e desenvolvimento de recomendações para adoção das correções e ajustes necessários para se chegar a um efetivo balanceamento da estrutura organizacional da empresa.
Etapa 5: Implementação das ações aprovadas
- Etapa na qual se executarão as ações planejadas para se atingir os objetivos delineados inicialmente, com base nos prazos, recursos e prioridades estabelecidas pela Empresa, na fase de Avaliação e Recomendações.
Os principais produtos gerados pela aplicação deste instrumento são:
·
Relatório
indicativo das prováveis causas das eventuais distorções na distribuição da
carga de trabalho, nos tempos de execução das tarefas e na alocação de pessoal,
·
(Re) Desenho
da Estrutura Organizacional e (re) definição das atribuições organizacionais
por setores formalmente organizados, eliminando-se totalmente e em definitivo
as chamadas “áreas cinzentas” dentro da empresa, constituídas por aqueles
serviços, atividades ou rotinas que ficam à mercê de que alguém as execute de
maneira informal e em caráter precário na ausência de uma área formalmente
responsável pela sua execução,
·
Dimensionamento
ótimo do Quadro de Pessoal, distribuído pelos diversos setores da empresa,
segundo o balanceamento ideal para a Estrutura Organizacional proposta e
consoante a carga de trabalho exigida pelos processos internos, contribuindo
significativamente para eliminação dos famosos desequilíbrios na alocação de
pessoal que ocorrem quando uma área tem excesso e outra escassez de recursos humanos,
acarretando contínuas horas extras em um dado setor sem que alguma ação seja
tomada para sua eliminação,
·
Informações
subsidiárias para a elaboração do Plano de Capacitação e Desenvolvimento de
Pessoal, a partir da identificação das atribuições organizacionais atribuídas a
profissionais com perfis aquém das exigências para sua plena e correta
execução.
Mas, fundamentalmente, os grandes e mais
significativos benefícios da análise e do balanceamento da estrutura
organizacional residem na possibilidade da empresa ter pleno e total controle
do conjunto de atividades e responsabilidades de cada área organizacional e possa,
assim, criar métricas que permitam medir e avaliar as performances das áreas,
de seus gestores e de seus colaboradores e tomar decisões com base nos
resultados auferidos.
Métricas estas, também denominadas de
indicadores de gestão, que poderão ser atrelados às metas de desempenho
individuais e coletivas definidas para concessão dos bônus anuais, pertencentes
ao Plano de Participação nos Resultados da empresa.
Por fim, lembramos que concluída a análise e
o balanceamento da estrutura organizacional, com a redistribuição de tarefas e
recursos conforme as necessidades de equilíbrio e harmonia entre as áreas
formalmente organizadas, o próximo passo é a elaboração do Manual de
Organização, cujos componentes básicos são: o Organograma, as atribuições
organizacionais das áreas e as definições dos limites de autoridade de cada
gestor como forma de estabelecer e fortalecer formalmente o modelo de delegação
de autoridade cujo propósito primeiro é dotar a empresa de fluidez e velocidade
em seus processos de tomada de decisão num mercado que exige soluções cada vez
mais rápidas.
(*) Mestre e graduado em
Administração. Experiência profissional de 50 anos adquirida
em empresas de diferentes portes e segmentos econômicos. Possui 38 anos de vivência na
área educacional. Nos últimos 32 anos tem atuado ativamente como Consultor
Empresarial, Docente em cursos de Graduação e de Pós-Graduação em IES,
Instrutor em Cursos de Educação Corporativa, lecionando em diversos Estados do
País. Atua, também, como Palestrante e possui diversos artigos publicados, em
jornais, revistas e sites da Internet. Participa de projetos de voluntariado
junto a Instituições de Ensino Superior e Entidades de Classe.
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